Le changement de culture d’une Organisation est une opération complexe, multiforme qui nécessite pas mal d’énergie : en cela le terme de Transformation me va mieux et sonne plus juste. Cette transformation peut évidemment s’approcher sous différents angles… le hacking est l’un d’entre eux, une forme différente, détournée voire même virale, ultra pertinente quand il s’agit de changer, d’améliorer, ces éléments culturels du quotidien.
Le syndrôme de la réunionite !
Comme vous pouvez le constater quotidiennement, la « réunion » est un symbole culturel très fort, voir même devenir une véritable passion ! Salutaire… parfois et finalement pas si difficile à hacker !
Donc si vos réunions constituent de vraies sources d’insatisfaction ou sont synonymes de perte de temps, du genre :
Tiens si on faisait une « petite » réunion pour régler ça !
15 minutes en retard… c’est le ¼ d’heure bordelais (spécialité d’où je viens… !! 
)
Cette réunion va encore durer une éternité…pourvu qu’on finisse à l’heure!
Hacker vos réunions !
Bref, si vous en avez marre et souhaitez les améliorer : hackez les !
Comment?
- Préparer vos meeting importants / workshops avec les 7P et créer un espace de travail propice à la collaboration (circularité, affichage mural & tableau blanc; mise à disposition de marqueurs et post-its; retrait des immenses tables façon « comité de direction » inutilisables)
Format checklist pour ne rien oublier…
- Arriver en avance
- Partager puis afficher au MUR l’Objectif de la réunion
- Partager puis afficher au MUR l’Agenda de la réunion
- Montrer visuellement l’avancement de la réunion (en distinguant visuellement l’item passé)
- Quelques règles pour un bon usage de l’intelligence collective :
- Mettre en place les rôles de chacun : Facilitateur, Coach, maître du temps,…
- Donner une orientation aux débats : pas de sortie sans Plan d’Action (QUOI / QUI / QUAND) ou Next Steps
- Prendre 2 minutes pour Debriefer (posture Meta: « comment avez-vous vécu la réunion?« ) et 30 secondes pour un ROTI (Retour sur le Temps Investi, échelle affichée au mur)
Ce que j’ai pu observer
Le hacking est contagieux …
Quelques personnes commencent par donner l’exemple, le coach, un Manager… avec quelques hacks simples ou nudges (« s’installer 3 minutes avant », « ranger le PC », « débarquer avec deux A4: objectifs et Agenda »…).
Puis ces petits hacks vont se généraliser…d’abord seules les réunions de l’Equipe seront concernées, puis ces bonnes habitudes vont commencer à se propager aux interlocuteurs se synchronisant avec l’Equipe.
Vient ensuite le tour d’équipes proches qui choisissent d’imiter notre première Equipe…. Le phénomène est alors en marche.
Source: Jean-Claude Grosjean