Vous pensez qu’une équipe est plus efficace et s’investit davantage quand on l’a laissée s’organiser toute seule ? Vous pensez qu’être trop directif, c’est souvent contre-productif et que de toute façon on ne peut pas téléguider les gens. Vous pensez que si les gens travaillent sans vraiment savoir pourquoi et sans pouvoir s’organiser eux même ils ne feront rien de bien.

Bref vous croyez en l’équipe auto organisée ? Et bien moi aussi. Mais c’est pas le tout d’y croire parce qu’une fois qu’on s’est dit : vive les équipes auto organisées ! Encore faut-il y aller.
Eh oui, réussir à se répartir les tâches sans demander à son manager, prendre des décisions en toute autonomie et plus que tout, gérer les relations humaines sur le long terme, c’est pas si simple.

Voici donc 10 outils qui pourront vous aider dans votre longue route vers l’équipe auto organisée. Ces outils sont valables dans tous les contextes, que vous soyez une équipe projet, un service qui travaille en mode récurrent, un groupe de travail…

1 – Un bon dessin pour partager la vision :

C’est peut-être ce qu’il y a de plus important, se mettre d’accord sur l’objectif de l’équipe. À ne surtout pas sous-estimer ! Un vieux proverbe chinois dit « si tu pars sans savoir où tu vas, quand t’arrives c’est pas là » (ils sont quand même fort ces chinois).

Pour pouvoir s’organiser, il faut être clair sur ce qu’on veut atteindre. Il existe là aussi de nombreuses techniques de priorisation qui ont toutes en commun la co-construction et l’aspect visuel.

Je vous propose ici d’utiliser la puissance des images pour libérer la parole des participants et générer les échanges.

Dessinez sur une grande feuille de brownpaper une île déserte et un océan infesté de requins. Voici donc l’objectif de votre équipe symbolisé par l’île. Les requins représentent les risques. Collectivement on écrit alors des post-its décrivant les objectifs et les risques que l’on vient coller respectivement sur l’île et les requins. Ce travail pourra rester affiché pour rappeler à tous la finalité de l’équipe.

 2 – Arbre à problèmes pour les laisser derrière soi :

Dessinez un arbre et collez-le sur un mur de sorte à ce qu’il soit visible de toute l’équipe (la taille de l’arbre va dépendre du nombre de problèmes dans votre équipe ;-).

Chaque membre de l’équipe viendra coller, dès qu’il le souhaite, un post-it rose sur lequel il indique en quelques mots le problème qu’il rencontre et qu’il ne peut résoudre seul. Régulièrement, l’équipe et le manager partagent les problèmes.

Si quelqu’un a une solution pour un des problèmes identifiés alors il viendra le résoudre en l’écrivant sur un post-it vert qui sera collé par dessus le post-it rose.

Si aucune solution n’est trouvée dans l’équipe alors c’est le manager qui prendra en charge le problème. C’est une bonne technique pour favoriser l’entraide et positionner le manager dans un rôle de facilitateur au service de l’équipe et de son efficacité.

L’aspect psychologique « je me débarrasse de mon problème en le posant sur le mur » est très bénéfique, ça permet de se concentrer plus facilement sur ce qui est le cœur de son métier.

 3 – « Do, Doing, Done » :

Concrètement un Brownpaper avec 3 colonnes « à faire » « en cours » « terminé », des post-it qui représentent les tâches avec le trigramme du responsable écrit dessus. L’idée est de représenter sur un support visible par toutes les tâches à réaliser, leur avancement et qui en est responsable. Le mieux pour s’approprier le support est encore de le construire en équipe pour avoir un outil de management visuel adapté au contexte. Vous trouverez ici un bon exercice pour toucher du doigt l’intérêt du management visuel et comment réaliser un support.

4 – Des points d’échange courts et réguliers :

Dans le monde agile c’est ce qu’on appelle un stand up, un point d’échange avec toute l’équipe d’un quart d’heure qui se fait debout pour éviter que ça s’éternise.

Chaque membre de l’équipe va alors expliciter ce qu’il a fait depuis le dernier stand-up, ce qu’il va faire jusqu’au prochain et les problèmes qu’il a rencontrés (qu’on pourra coller dans l’arbre à problème, et oui tout se tient) sans rentrer dans le détail en restant synthétique et ne pas résoudre les problèmes en séance. L’idée est d’avoir des points d’échanges réguliers pour faire circuler au mieux l’information ce qui est indispensable dans une équipe auto organisée.

L’intérêt ici est de gagner du temps, c’est-à-dire plutôt que de remonter l’information au manager et que celui-ci répartisse l’information dans les différents membres de l’équipe, l’information circule librement et l’équipe s’auto organise.

 5 – La météo d’équipe :

Ce qui est certainement le plus difficile à gérer dans une équipe auto organisée ce sont les relations humaines. Nous ne sommes pas tous tous les jours dans un bon état d’esprit, parfois la vie privée nous rattrape et nous pouvons avoir des sautes d’humeur, être irascible : bref être humain quoi. Il faut arriver à le comprendre et à l’accepter. C’est là qu’intervient la météo d’équipe.

En début de réunion, en début de journée… chacun vient indiquer son état d’esprit du moment en collant un petit symbole météo (soleil, nuage, pluie…) au tableau et en disant quelques mots s’il le souhaite. On améliore ainsi la compréhension et l’écoute entre les équipiers.

 6 – Les besoins, les attentes :

Etre une équipe auto organisée ça veut aussi dire gagner en maturité. Fini les conflits de type cour d’école où on va rapporter à la maîtresse, parce que de toute façon y’en a plus de maîtresse. Il faut être capable de se dire les choses simplement et avec bienveillance. Les besoins/attentes c’est un exercice qui peut se faire à l’occasion des rétrospectives et dans lequel chaque participant va exprimer :

1. Les besoins, c’est-à-dire ce qu’il a besoin pour être satisfait et efficace dans une situation problématique. Par exemple, un besoin d’être écouté, de partager des idées,…
2. Les attentes c’est à dire ce qu’il aurait aimé que les autres fassent : « j’attends que… »

 8- L’arbre de gratitude :

L’idée ici est de mettre dans une salle de réunion ou dans un service, un arbre de gratitude qui va permettre aux équipes de mettre des post-it sur les feuilles de l’arbre pour remercier un ou plusieurs collaborateurs pour leur aide, leur gentillesse,…

L’objectif sera de relever le meilleur de chacun pour renforcer la confiance mutuelle et la cohésion d’équipe.

 9- Prenez un compliment :

Etre capable de faire des compliments à ses collaborateurs est très important. Cela renforce le lien avec la personne et développe l’estime de soi. Aussi étonnant que cela puisse paraître, les compliments ne sont pas ce qu’il y’a de plus facile : Parce qu’encore faut il bien les faire et bien les recevoir ! Cet outil peut être un bon moyen de les multiplier et de les rendre contagieux ! Alors prenez un compliment, c’est gratuit et c’est agréable!

10 – Un oeil dans le rétro :

On arrive pas à une organisation parfaite du premier coup, mais l’important c’est de mettre en place une démarche d’amélioration continue qui nous assurera de toujours aller vers le mieux.

Concrètement, il s’agit d’institutionnaliser une cérémonie à échéance régulière (tous les 15 jours, tous les mois selon le contexte) durant laquelle toute l’équipe va réfléchir à ce qu’elle doit améliorer. Une des façons de faire simple et efficace c’est de demander à chaque membre de l’équipe.

* Qu’est-ce qu’on continue à faire ?

* Qu’est-ce qu’on arrête de faire ?

* Qu’est-ce qu’on essaye de faire ?

 

Voilà, avec tous ces outils en poche, il ne reste plus qu’à s’y mettre. Un peu de méthode et une bonne dose de persévérance et vous devriez y arriver.

Source :  Life is a serious game